Le grand retour du présentiel

les évènements professionnels réinvestissent les palais des congrès !

Les évènement professionnels reviennent pour de bon ?

Alors que les sondages se multiplient sur LinkedIn et ailleurs pour savoir si vous professionnels, eventplanners, préférez le présentiel au distanciel ou si vous avez définitivement adopté le mode hybride. Depuis la pandémie covid 19, c’est en effet le format qui a le vent en poupe. Petit rappel à toutes fins utiles : sur un évènement professionnel hybride, participants, organisateurs et intervenants peuvent aussi bien être réunis physiquement que séparés par des milliers de kilomètres et…des langues différentes.

Alors, la période est encore incertaine ? elle manque de visibilité d’où le besoin pressant de sondages sur un échantillon représentatif comme disent les professionnels des études de marché ?

En ce qui me concerne, c’est clair comme de l’eau de roche ! toutes les dernières demandes de devis, d’informations, les consultations informelles autour d’un café sur notre magnifique place Garibaldi à Nice ont un dénominateur commun : le présentiel !!

Un autre signe qui ne trompe pas l’événement Asso organise une tournée en France pour galvaniser cette reprise du présentiel !

Que l’évènement professionnel discuté soit un séminaire d’entreprise, c’est le troisième pour moi ce mois-ci et dans des domaines aussi variés que la gastronomie, l’industrie pharmaceutique ou le luxe. Qu’il s’agisse de salons professionnels dédiés à…l’évènementiel ou au cinéma, là encore après de longues, trop longues années de disette, les pros de l’évènement sont remontés comme des coucous. Par conséquent, ils sont prêts à prendre à bras-le-corps les questions de logistique, les hébergements, la restauration. Oui, ils sont plus que prêts à en découdre. Et pour cause, la qualité des échanges sur ce type d’évènement est incomparable.

Quid de l’effet bousculade heureuse ?

Lors d’un salon qui rassemble plusieurs milliers de personnes, prenez le MIPIM, le Festival de Cannes, Cannes Lions pour ne citer que les évènements professionnels de la Région Sud, vous tomberez forcément à un moment ou à un autre nez à nez avec un ancien collègue. Sans même le vouloir, vous retrouverez un camarade de promo, un ami perdu de vue, un producteur qui cherche à investir et vous passerez un bon moment tout en faisant de bonnes affaires !

• Comment recréer cet effet inattendu en ligne ?
• Comment donner les moyens aux festivaliers, aux séminaristes de se retrouver en OFF ?
• Comment ménager des temps morts dans le programme (pour les concepteurs d’évènements pros) ?

Les organisateurs d’évènements en présentiel font tout pour que ces rencontres inattendues se produisent et c’est tout un art ! Le talent d’un eventplanner consiste à avoir ménager des moments de détente dans un programme chargé. Sans oublier les rencontres au sein même de l’évènement corporate où amuse-bouches et liqueurs mettront tout le monde bonne humeur, tout en facilitant la communication multilingue ! Bref, c’est l’avantage majeur du présentiel sur le distanciel.

Et les évènements professionnels hybrides  ?

L’hybride me semble pertinent dès qu’il permet à des participants de profiter d’un enseignement, de recueillir des informations, bien moins pour une session de Q&As où l’interaction est de mise Souvent, faute de préparation et d’équipement adapté, les participants depuis leur bureau ou leur domicile, n’osent pas ou ne peuvent pas intervenir en direct. On peut y pallier mais cela s’avère coûteux et nécessite de nombreux moyens techniques et humains.

Par conséquent, il ne reste plus qu’un format à aborder : le virtuel. Ce mode est idéal pour de courtes sessions de formations, les fameux webinars que nous avons vu fleurir de toutes parts lors des premiers confinements. Ces formats courts avaient le mérite de poursuivre les efforts de formation tout en maintenant le lien au sein des équipes et tout cela à moindres frais.

Quels objectifs et quel budget pour les atteindre ?

Si vous mettez le prix, le juste prix, vous aurez un évènement bien conçu, et dans le cas des évènements internationaux, un évènement multilingue se prépare. Même de très grandes boites de visioconférence, qui ont explosé pendant la pandémie ne pensent pas toujours aux interprètes pour leurs keynotes alors qu’ils s’adressent au monde entier. Ensuite, faire sous-titrer ou enregistrer des voix qu’il faudra caler sur les vidéos (voice over) prend du temps et requiert des compétences techniques pointues. Autant, paramétrer votre évènement en ligne en tenant compte de l’aspect multilingue dès le début. Sur Zoom ou Webex (aux USA), la fonctionnalité interprétation est proposée par défaut. Si vous souhaitez utiliser une plateforme évènementielle ou un autre outil de visioconférence pour votre évènement multilingue, on peut en parler !

Mais pour l’heure, souhaitons un bon retour au présentiel !