événement virtuel réussi : le fruit du hasard ?

Quelle est la partie la plus exigeante d’un événement virtuel ? Sans conteste la préparation. Voilà, fin du suspense. Merci pour votre attention !

En termes de proportions, je dirais 2/3 1/3 ou encore ¾ ¼, je ne parle pas de cocktails ou de recettes de quatre-quarts mais de préparation d’événements virtuels. En gros, prévoir au moins 3h de préparation au minimum pour 1h de live. Naturellement, cette proportion explose dès que l’on prévoit de diffuser des vidéos pendant un événement virtuel.

C’est un fait. Je n’ai pas d’études corroborant cet aspect des événements virtuels. Notons d’ailleurs que les événements hybrides avec les intervenants sur site réunis dans une salle de conférence ou un studio équipé pour une diffusion en ligne requièrent encore plus de temps et d’efforts.

un événement virtuel prend plus de temps qu’un clic-droit

Cet aspect donc est souvent négligé ce qui donne une apparence amatrice à votre événement même si vous disposez d’intervenants de qualité qui ont travaillé leur présentation. Aujourd’hui, le moyen de diffusion, ici la visioconférence et plus encore les moyens de streaming sont devenus l’alpha et l’oméga de la réussite de votre événement en ligne. Il faut se pencher sur la technique.

Attention, pas besoin de devenir producteur d’événements virtuels, technicien streaming ou régisseur d’événement en ligne, rien de tout ça n’est nécessaire mais au moins faut-il prêter l’oreille à ceux qui ont acquis leurs galons sur ces nouvelles formes de diffusion. Les écouter également quand ces derniers évoquent les limites de l’exercice et vous déconseillent de transposer en distanciel des réunions, formations, townhalls, comités d’entreprise européen qui se passaient il y a peu en présentiel.

un doigt de créativité, deux doigts de bon sens

Pour des raisons évidentes, relevant du bon sens nous devons avouer que notre attention en ligne n’est pas du tout comparable à celle dont nous sommes capables en face-à-face. C’est valable aussi pour les organisateurs !

Nous avons l’attention d’un poisson rouge, si l’on en croit une étude Microsoft réalisée au Canada notre capacité d’attention se réduirait comme peau de chagrin et serait désormais de 8 secondes !

Même si ces résultats sont à prendre avec des pincettes, un constat s’impose. Mieux vaut faire concis et surtout, se poser quelques questions de conception, de scénarisation et ne pas hésiter à varier les plaisirs !

Ne pas se contenter du live pour le live. Il est bon de réunir sur un même fuseau horaire des participants de part et d’autre de la Manche, de l’Atlantique ou séparés par encore plus de kilomètres mais l’exercice encore une fois a ses limites. Demander aux participants de veiller tard ou au contraire de se lever aux aurores pèsera encore plus lourdement sur leur capacité d’attention.

Un événement virtuel réussi se mesure à l’aune de l’interaction suscitée.

C’est une différence majeure avec les événements classiques en présentiel. Les uns et les autres peuvent ne pas écouter une partie d’une Keynote puis se rattraper en allant discuter avec le speaker autour d’un café, ou le retrouver dans une table ronde ou le croiser au détour d’un couloir à deux doigts de la sortie du salon professionnel auquel ils viennent tous deux d’assister !

Le hasard est le Graal des concepteurs d’événements virtuels.

Ils sont nombreux à reconnaitre qu’ils sont encore loin du compte…un peu de modestie est un préalable à cette quête exigeante. Et vous quel est votre secret pour réussir ce tour de force ?

Comment faire pour susciter des rencontres imprévues lors d’événements virtuels ?

Ici, on parle du plaisir de la rencontre naturellement mais aussi de rentabilité pour les organisateurs. Exactement comme pour les salons professionnels classiques, les organisateurs d’événements virtuels savent pertinemment que si leurs réunions en ligne permettent à certains de signer des contrats, alors ces participants reviendront l’année suivante. Et on pourra parler de ROI en plus du plaisir d’un échange convivial autour d’une machine à café en réalité augmentée…