Avez-vous pensé à tout pour votre premier séminaire d’entreprise ?
1. Sélection du lieu et accessibilité internationale :
- Paris la ville lumière ou le charme discret du séminaire d’entreprise en région parisienne, au vert ?
Dans un cas comme dans l’autre, veillez à ne pas alourdir la note en termes d’empreinte carbone. Parfois, l’originalité et la relaxation ne dépendent pas uniquement des kilomètres parcourus…
- Vérifiez la présence de salles plénières et de sous-commissions adaptées à l’installation de cabines d’interprétation simultanée (hauteur de plafond, isolation phonique, espace dédié).
2. Évaluation des besoins linguistiques dès l’inscription à l’événement :
- Intégrez une question claire dans le formulaire d’inscription pour connaître la langue maternelle et la langue de travail de chaque participant. Un séminaire d’entreprise multilingue doit s’adresser à chaque participant dans sa langue maternelle. Paris est une place forte pour les interprètes de conférence, cela facilitera le recrutement des profils recherchés.
- Cela permettra de déterminer le nombre exact de langues de travail et donc le matériel d’interprétation nécessaire. C’est la clé de toute réunion internationale réussie. Cela n’est toujours pas aussi coûteux qu’on le pense.
3. Recrutement des interprètes Professionnels :
- Engagez des interprètes de conférence expérimentés, maitrisant plusieurs langues de travail pour faciliter les interactions avec tous les participants au séminaire d’entreprise multilingue. Evidemment, ces interprètes devront disposer d’une solide expertise dans le domaine de votre entreprise (finance, tech, etc.).
- Prévoyez des équipes de deux interprètes (au minimum) par langue pour les sessions longues (plus de 45 minutes) afin d’assurer des relais réguliers. Petit plus notable assurez-vous que les interprètes sont biactifs. Par conséquent, ils devront être en mesure de traduire dans les deux sens. Exemple du français vers l’anglais mais également de l’anglais vers le français !
4. Matériel et Logistique d’Interprétation :
- Confirmez la location et l’installation de cabines d’interprétation insonorisées conformes aux normes ISO, de consoles d’interprète, et de récepteurs individuels (casques ou écouteurs) pour les participants.
- Penser à louer des valises d’interprétation simultanée ou bidules si vous prévoyez des déplacements lors de votre séminaire. De nombreux prestataires techniques et interprètes de conférence disposent de matériel portatif adapté à certains formats de séminaires.
- Effectuez des tests sonores complets avec les interprètes sur place avant l’arrivée des participants. Idéalement, assez tôt pour régler d’éventuels problèmes techniques et donc pas 5 minutes avant la première prise de parole !
5. Préparation et transmission des contenus
- Collectez en amont toutes les présentations (PowerPoint, Keynotes, scripts et vidéos) et les documents de référence pour les interprètes et les traducteurs.
- Assurez-vous que les slides présentées seront claires et lisibles (pas trop de texte) et que les orateurs s’engagent à respecter un débit de parole modéré.
- 6. Signalétique et Documentation Multilingues :
- Préparez une signalétique sur le lieu de l’événement (indications, plan des salles, accueil) dans les principales langues de travail.
- Faites traduire les documents clés distribués (programme, livret d’accueil, menus) par des traducteurs professionnels (différents des interprètes).
7. Gestion de l’accueil et du matériel individuel :
- Dès l’arrivée, mettez en place un système de distribution et de collecte efficace des écouteurs.
- Prévoyez un personnel d’accueil capable de parler les principales langues représentées pour aider les participants avec leur matériel.
8. Briefing des orateurs et animateurs :
- Organisez une réunion technique avec tous les intervenants pour insister sur l’importance de parler dans le microphone et de faire des pauses régulières.
- Rappelez que l’interprète a un léger décalage ; encouragez l’utilisation d’un seul jargon technique par présentation.
9. Restauration et expérience culturelle adaptées :
- A Paris comme en Île-de-France, profitez de la gastronomie tout en proposant des options alimentaires variées (régimes, allergies, préférences culturelles) clairement étiquetées dans les langues principales.
- Si des activités sociales sont prévues, prévoyez des interprètes de liaison pour une meilleure inclusivité.
10. Feedback et débriefg post-événement :
- Intégrez dans votre formulaire de satisfaction une section spécifique sur la qualité de l’interprétation et l’expérience linguistique globale.
- Débriefez avec votre équipe y compris les interprètes et techniciens pour capitaliser sur les retours en vue de votre prochain séminaire international.
En respectant ces dix points avec rigueur, vous transformerez les défis linguistiques en une opportunité de renforcer la cohésion de vos équipes internationales.
Avez-vous déjà une idée de la date et du nombre de participants pour ce séminaire ?
Quelles langues seront utilsées ?
Avez-vous déjà engagé des interprètes de conférence ?
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